10 regole da seguire quando si inviano (e ricevono) email
Consigli per evitare brutte figure
Quante email inviamo e riceviamo ogni giorno, per lavoro o per motivi personali? Certamente tantissime. Ma siamo proprio sicuri, quando siamo noi a inviarle, di non commettere nessun errore che potrebbe metterci in cattiva luce nei confronti di chi le riceverà?
Ecco quindi 10 regole da seguire quando si inviano email che sarebbe opportuno rispettare per evitare figuracce:
1) L'oggetto
Scrivete sempre l'oggetto della mail. Possibilmente non con monosillabi o espressioni poco chiare o incomplete. Aiuterà il destinatario a farsi un'idea immediata del contenuto e, in seguito, ad archiviarla assieme ad altre che riguardano gli stessi argomenti
2) Il testo
Mail chilometriche? Giammai! In poche, sintetiche righe, dobbiamo esprimere l'idea o la richiesta contenuta nel messaggio. Se abbiamo concetti più complessi, molto meglio ricorrere ad allegati (Pdf, Doc, Xlsx) che il destinatario sceglierà di esaminare subito o in un secondo momento.
3) Gli allegati, appunto
Accertatevi che il/i file abbia un peso modesto (pochi Megabytes), in caso contrario servitevi di uno dei tanti servizi di storage disponibili in rete (Dropbox, WeTransfer, Mega etc.)
4) Minuscolo o MAIUSCOLO?
Per carità, esprimetevi sempre in minuscolo! Il maiuscolo, su Internet, sia che si inviino email o si chatti o si usi qualsiasi altro strumento di comunicazione testuale, equivale a urlare nel mondo reale. O, comunque, a sottolineare in modo molto "incisivo", senza dare possibilità di replica all'interlocutore, un determinato concetto.
5) Rispondere
Sembrerà banale, ma è una regola che purtroppo spesso non viene osservata. Scrivere una riga a chi ci manda una mail chiedendo informazioni porta via pochissimo tempo, ed è una azione molto gradita.
6) Rispondere in tempi brevi
Alcuni impiegano giorni, se non settimane, per rispondere. Se non si replica subito vuol dire che si stanno mettendo insieme dei dati complessi che richiedono anche diversi giorni. In caso contrario è noncuranza o semplice maleducazione.
7) Rispondere a tutti o no?
Se in una mail vi sono più interlocutori è opportuno verificare, almeno dalla seconda risposta in poi, se sono ancora tutti coinvolti nella discussione. In caso contrario, è buona educazione eliminare chi non è più interessato.
8) Humour
Occhio a non servirsi (a meno che il destinatario non sia nostro amico) di battute: possono essere facilmente fraintese perchè manca la mimica facciale e il tono di voce che, di persona, tolgono di mezzo (o quasi) qualsiasi equivoco.
9) Rileggere
Non abbiate troppa fretta di premere il pulsante Invia e rileggete la mail. Potrete così correggere eventuali refusi o errori concettuali.
10) Attenzione a quello che scrivete
Che si tratti di email di lavoro o verso amici o conoscenti, meglio non scrivere niente che potrebbe, un giorno, essere usato contro di noi. Anche qui, rileggere la mail e depurarla da frasi troppo confidenziali o compromettenti.
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